Zásady ochrany osobních údajů

OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Obchodní společnost Bohemia Faktoring, a.s. je správcem osobních údajů (mimo jiné) fyzických osob, vůči nimž má peněžité pohledávky, fyzických osob, které poskytly zajištění těchto pohledávek, a dalších fyzických osob se zákonným či smluvním vztahem k těmto osobám (dále jen „klienti“), a je proto povinna dodržovat povinnosti vyplývající z Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“).

Zpracování osobních údajů klientů jakožto subjektů údajů provádíme v souladu s Nařízením. Vždy respektujeme právo klientů na ochranu jejich základních práv a svobod, zejména jejich právo na ochranu osobních údajů a jejich soukromého a osobního života.

Zpracování osobních údajů probíhá manuálně i automatizovaně (v elektronickém informačním systému), přičemž oba tyto způsoby jsou důsledně zabezpečeny, tak aby nemohlo dojít k neoprávněnému a nahodilému přístupu třetích osob k osobním údajům a tím i k jejich zneužití. Při zpracování osobních údajů vycházíme z těchto základních zásad:

• zákonnost, korektnost a transparentnost – osobní údaje musí být ve vztahu ke klientovi zpracovávány korektně a zákonným a transparentním způsobem;
• účelové omezení – osobní údaje musí být shromažďovány pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a nesmějí být dále zpracovávány způsobem, který je s těmito účely neslučitelný;
• minimalizace údajů – osobní údaje musí být přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány;
• přesnost – osobní údaje musí být přesné a v případě potřeby aktualizované; musí být přijata veškerá rozumná opatření, aby osobní údaje, které jsou nepřesné s přihlédnutím k účelům, pro které se zpracovávají, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny;
• omezení uložení – osobní údaje musí být uloženy ve formě umožňující identifikaci klientů po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány;
• integrita a důvěrnost – osobní údaje musí být zpracovávány způsobem, který zajistí náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

INFORMACE KLIENTŮM O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Podle čl. 14 Nařízení je naše společnost jako správce osobních údajů mimo jiné povinna splnit vůči klientům informační povinnost o zpracování jejich osobních údajů.

Totožnost a kontaktní údaje správce:

Bohemia Faktoring, a.s., IČ: 27242617, se sídlem Praha 1 – Malá Strana, Letenská 121/8, PSČ 11800, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod sp. zn. B 21915
tel.: +420 257 199 404
e-mail: info@bohemiafaktoring.cz

Právní základ pro zpracování:

Osobní údaje klientů jsme oprávněni zpracovávat, pouze pokud je splněna alespoň jedna z těchto podmínek:

• klient udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů;
• zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je klient, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto klienta;
• zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na naši společnost vztahuje;
• zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů klienta nebo jiné fyzické osoby;
• zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřena naše společnost;
• zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů naší společnosti či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody klienta vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je klientem dítě.

Právními základy pro zpracování, která provádí naše společnost, jsou:

• plnění právních povinností vztahujících se na naši společnost a/nebo
• oprávněné zájmy naší společnosti (dosažení uspokojení našich pohledávek, ochrana našich práv a práv našich zaměstnanců) a/nebo
• souhlas klienta se zpracováním osobních údajů.

Účely zpracování:

Osobní údaje klientů zpracováváme za účelem vymáhání vlastních pohledávek, tedy pro účely oprávněných zájmů naší společnosti, a dále pro splnění právních povinností, jež se na naši společnost vztahují. Pro tyto případy zpracování Nařízení nevyžaduje zvláštní souhlas klientů. Poskytnutí osobních údajů je v těchto případech zákonným i smluvním požadavkem.

Upozorňujeme, že telefonní hovory našich zaměstnanců s klienty jsou monitorovány a nahrávky jsou automaticky archivovány rovněž za účelem zvyšování kvality našich služeb. Zpracování osobních údajů pro tento účel je možné jen se souhlasem klientů; svůj souhlas nám klienti udělí tak, že po upozornění na nahrávání hovoru budou v tomto hovoru s námi pokračovat. Poskytnutí souhlasu je dobrovolné, založené na smluvním požadavku, v případě jeho neposkytnutí, tzn. nepokračováním v hovoru, však nic nebrání klientům kontaktovat naši společnost jinou formou. Klienti mohou svůj souhlas kdykoli odvolat (resp. znovu neposkytnout), aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.

Kategorie dotčených osobních údajů:

Za výše uvedenými účely zpracováváme osobní údaje klientů (zejména tyto adresní a identifikační údaje klientů – jméno a příjmení, rodné číslo, IČO, adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, a další) a ze zvláštních kategorií osobních údajů můžeme zpracovávat například údaje o změněné pracovní schopnosti, o dočasné pracovní neschopnosti, údaje o rodinném stavu – svobodný/svobodná, ženatý/vdaná/v registrovaném partnerství apod. Tyto údaje ze zvláštních kategorií osobních údajů byly shromážděny zpravidla před uzavřením smlouvy o úvěru či půjčce za účelem posouzení schopnosti klienta splácet úvěr či půjčku, a to primárně přímo od klienta.

Příjemci osobních údajů:

Osobní údaje klientů jsou oprávněni zpracovávat naši zaměstnanci. Osobní údaje mohou být zpřístupněny i dalším subjektům, které zpracovávají osobní údaje pro naši společnost, nebo jiným subjektům pouze poskytnuty, aniž by tyto osoby osobní údaje dále zpracovávaly (zejména tak mohou být osobní údaje zpřístupněny našim právním zástupcům, inkasním agenturám, dále pak soudům, notářům, exekutorům, finančním úřadům a dalším správním orgánům, správci databáze pohledávek, spolupracující IT společnosti a účetní společnosti), to vše za podmínek a v souladu s Nařízením. Zaměstnanci a ostatní subjekty mají smluvní či zákonnou povinnost mlčenlivosti o osobních údajích a případně i o opatřeních, která slouží k zabezpečení zpracování osobních údajů.

Doba zpracování osobních údajů:

Osobní údaje klientů zpracováváme vždy pouze v rozsahu a po dobu nezbytně nutnou k dosažení určených účelů, tedy do doby úplného zaplacení pohledávky za klientem a po jejím zaplacení dle zákonných archivačních lhůt stanovených právními předpisy.

Zdroje osobních údajů:

Osobní údaje klientů získáváme přímo od klientů, od původních věřitelů pohledávek, kteří osobní údaje získali, a dále z veřejně dostupných zdrojů (například živnostenský rejstřík, insolvenční rejstřík, Centrální evidence exekucí apod.), z písemné a elektronické komunikace s klienty a ze záznamů telefonických hovorů mezi námi a klienty.

Práva klientů:

Klienti jako subjekty údajů mají dle Nařízení právo na informace a přístup ke svým osobním údajům, opravu, výmaz a omezení zpracování, právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování a právo na přenositelnost údajů. V případě oprávněné žádosti je naše společnost povinna žádosti klienta vyhovět.

Žádosti vztahující se k výše uvedeným právům mohou klienti zaslat písemně na adresu sídla společnosti, tj. Bohemia Faktoring, a.s., Letenská 121/8, 118 00 Praha 1 – Malá Strana nebo elektronicky na adresu gdpr@bohemiafaktoring.cz, případně i jinými prostředky. O způsobu vyřízení žádosti bude klient informován nejpozději do jednoho měsíce od přijetí žádosti naší společností (tuto lhůtu je možné v případě potřeby prodloužit o další dva měsíce, přičemž o takovém prodloužení naše společnost klienta vždy informuje).

Klienti mají dle Nařízení dále právo podat stížnost u některého dozorového úřadu, zejména v členském státě svého obvyklého bydliště, místa výkonu zaměstnání nebo místa, kde došlo k údajnému porušení (tj. například v České republice u Úřadu pro ochranu osobních údajů), domnívají-li se, že zpracováním jejich osobních údajů bylo porušeno Nařízení.

Kontaktní údaje pro ochranu osobních údajů:

adresa: Letenská 121/8, 118 00 Praha 1 – Malá Strana
tel: +420 257 199 404
e-mail: gdpr@bohemiafaktoring.cz